Vaikka ulkona on vielä talvista ja pakkanen ajoittain kireääkin mieli siintää jo kohti kevättä.
Näin alkuvuodesta useat urheiluseurat miettivät aktiivisesti kevään ja kesän tulevia tapahtumia, niiden järjestämistä sekä muita käytännön asioita, jotta tapahtumat saadaan vedettyä kokonaisuudessaan läpi ilman ylimääräistä säätämistä.
Päätimme koota kolme ajankohtaista vinkkiä mitä on hyvä ottaa huomioon, kun tapahtumia järjestetään.
Kerää ilmoittautumisia hallitusti
Yleisesti tapahtumiin liittyy niihin ilmoittautuminen, joka on vahvasti kytköksissä myös tapahtuman markkinointiin. Ilmoittautumisen yhteydessä on hyvä pystyä keräämään osallistujalta sekä mahdollisesti huoltajilta tarvittavat tiedot.
GDPR asetuksen mukainen henkilötietojen käsittely on todellakin haastavaa, jos käytössä ei ole työkalua ilmoittautumisten keräämiseen vaan asiaa hoidetaan vanhanaikaisesti esimerkiksi sähköpostin kautta tai muulla manuaalisella tavalla.
Nykyaikana on syytä pystyä myös rajaamaan tarvittaessa tapahtuman osallistujamäärää tai ilmoittautumisen aukioloaikaa. Jopoxin lomaketyökalu mahdollistaa kaiken tämän jopa niin että avattu ilmoittautumislomake näkyy automaattisesti seuran Jopox kotisivuilla. Kaikkien osallistujien tiedot löytyvät yhdestä paikasta Jopoxista ja voit viedä heidät nappia painamalla haluttuun ryhmään sen rekisteriin.
Markkinoi tapahtumaa tehokkaasti
Urheiluseuran järjestämät tapahtumat kuten leirit, kerhot, koulut tai muut vastaavat perustuvat yleensä siihen, että osallistujia saadaan mahdollisimman paljon mukaan. Tämä vaatii aktiivista tiedottamista ja markkinointia.
On tärkeää markkinoida tapahtumaa seuran omilla kotisivuilla uutisen, mainosbannerien sekä muiden sivusisältöjen muodossa, jotta vierailijat löytyvät kyseisen tapahtuman. Kannattaa ylipäätään ajatella asiaa niin että sivuvierailija pääsee enemmän kuin yhdestä paikasta yhdellä ainoalla klikkauksella ilmoittautumislomakkeelle, jossa voi ilmoittautua.
Myös seuran omille jäsenille kannattaa markkinoida tapahtumaa. Tämä onnistuu helposti Jopoxissa seuran Viestikeskuksen kautta. Voit valita esimerkiksi tiettyjen ikäluokkien harrastajien vanhemmat vastaanottajiksi ja kohdentaa markkinointiviestin heille suoraan sähköpostiin. Tällä tavalla he saavat kohdennetun viestin suoraan seuralta tapahtumaan liittyen sen sijaan, että etsimällä tai vahingossa törmäisivät siihen seuran muissa markkinointikanavissa.
Kerää maksut helposti ja automaattisesti
On hyvin yleistä, että seurojen järjestämät tapahtumat ovat maksullisia. On myös hyvin yleistä, että osallistuja saa laskun osallistumisesta vasta jälkikäteen. Tällainen toimintamalli toimii tiettyyn pisteeseen saakka, mutta aiheuttaa seuralle manuaalista työtä laskujen lähettämisen osalta, seurannan osalta sekä pahimmassa tapauksessa perintätoimien osalta.
Verkkomaksu ilmoittautumisen yhteydessä on ratkaisu, kuinka saada maksut kerättyä helposti ja automaattisesti. Jopox on yhteistyössä Paytrail Oyj kanssa rakentanut seuralle riskittömän Verkkomaksut-lisäpalvelun, jonka avulla ilmoittautumisen yhteyteen voi kytkeä verkkomaksun. Laskuja ei tarvitse enää lähettää jälkikäteen eikä seurata saatavia koska kaikki tämä on automatisoitu Verkkomaksujen avulla.
Maksamiseen liittyy myös yksi olennainen hyöty – se sitouttaa osallistujaa tulemaan tapahtumaan paikalle. Tämä on tutkittu ja todettu yhdessä yli 200 Jopox seuran kanssa, jotka Verkkomaksuja jo käyttää.
Miksipä teidänkin seuranne ei harkitsisi Jopoxin käyttöönottoa ja ottaisi sillä tavalla digiloikkaa seuratoiminnassa? Kerromme mielellämme lisää – ota rohkeasti yhteyttä Jopox myyntitiimiin.
