Luvian Veto on yleisseura, jonka lajitarjontaan kuuluu muun muassa jalkapallo, salibandy, yleisurheilu, frisbeegolf, juoksukoulut, maastopyöräily sekä muita kuntoliikuntamuotoja. Harrastajia seurassa on noin 320, lapsia sekä aikuisia.
Lajikirjon ja harrastajamäärien kasvaessa seuralla tuli esille nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän tarve. Seura tarvitsi muun muassa toimivaa ja ajantasaista jäsenrekisteriä johon seuran pääkäyttäjillä oli pääsy mistä tahansa sijainnista. ”Tähän tarpeeseen Jopox vastasi”, kertoo Luvian Vedon hallituksen Petteri Haanpää.
- Luvian Veto järjestää vuosittain useita koko perheelle tarkoitettuja tempauksia, joissa tavoitteena on rohkaista perheitä liikkumaan yhdessä. Esimerkkinä LuVen liikuntamaa-tapahtumat, joita seura järjestää Luvian yhtenäiskoulun liikuntasalissa, joka tarjoaa erinomaiset puitteet ja välineet monipuoliseen liikkumiseen.
- Lisäksi seura ylläpitää tanssilavakulttuuria järjestämällä kesälauantaisin tanssit Laitakarin lavalla. Tanssit järjestetään talkoovoimin ja näistä saatavat tulot ovat seuran toiminnan perusta.
Jopoxin avulla ajantasaiset toimivammat alustat toiminnan pyörimiseksi.
Jopox toiminnanohjausjärjestelmä tuli myös helpottamaan 90-vuotiaan seuran joukkueiden jokapäiväistä arkea tapahtumien kalenterimerkinnöistä in/out-ilmoittautumisiin ja lopulta myös laskutuksien hoitamiseen.
Yhdeksi tärkeimmäksi toiminnallisuudeksi Haanpää kertoo Jäsenrekisterin, joka päivittyy automaattisesti sitä mukaa kun uusia harrastajia tulee mukaan toimintaan. Joukkueen vastuuhenkilö lisää uuden pelaajan joukkueeseen ja kytkee tälle myös tarvittavat huoltajat, samalla heille muodostuu omat tunnukset Jopox järjestelmään ja he pääsevät kirjautumaan joukkueen Jopox pukukoppiin ilmaisen applikaation kautta, jolloin pelaajan ja hänen vanhempien tiedot näkyvät heti järjestelmässä.
”Eikä tule enää sellaisia tilanteita, että jäsenrekisteri-excel on mennyt hukkaan, se ei ole ajan tasalla tai että se kuormittaa yhtä seura-aktiivia turhan paljon”, muistelee Haanpää.
Jopoxin avulla kaikki tarvittava tieto on jatkuvasti ajan tasalla ja lisäksi seuran seuran sisäinen viestintä on sujuvaa. ”Jopoxin kautta voimme viestiä suoraan kaikille jäsenille, pelaajille ja vanhemmille. Nettisivumme päivittyvät tapahtumien lisäksi myös mukavasti joukkueiden kuulumisilla”, iloitsee Haanpää.
Jopox ‑palveluun kuuluu aina koko seuran käyttöönottokoulutus, jossa seura ja joukkueet saavat yksityiskohtaisen opastuksen järjestelmän toimintoihin
”Jopoxin käyttöönotto suju nopeasti ja jouhevasti. Yhteydenottomme jälkeen saimme Jopoxilta tarjouksen, jonka johtokunta hyväksyi ja sovimme Jaakon kanssa koulutuspäivästä. ” muistelee Haanpää
Käyttöönottokoulutukseen Luvian Veto kutsui kaikki joukkueiden vastuuhenkilöt. Koulutuksen aikana joukkueiden pelaajat vanhempineen syötettiin järjestelmään, lisättiin tapahtumat kalentereihin ja päivitettiin joukkueiden omia kotisivuja myyntipäällikkö Jaakko Isokosken ohjauksessa.
Käyttöönottokoulutuksen aikana kaikki vastuuhenkilöt saivat kattavat ohjeet joukkueiden arjen pyörittämiseen. Lisäksi koko seuran pääkäyttäjille oli oma 1h pituinen koulutus Jopoxin päätoiminnoista. Koko koulutus kesti kokonaisuudessaan 3h.
”Koulutuspäivänä moni asia tuntui helpottuvan, jotka ovat tuntuneet aiemmin haastavilta joukkueen arjen pyörittämisessä”, kertoo Haanpää ja jatkaa:
”Tällöin viimeistään siirtyminen Jopoxin käyttäjäksi tuntui oikealta ratkaisulta.”
Luvian Veto otti lisäksi Jopox maksupalvelut käyttöön laskutuksen seuraamisen automatisoinnin vuoksi, vähentämään rahastohoitajan työtä joukkueen hoitaessa itse laskutuksensa.
”Nyt joukkueiden vastuuhenkilöt hoitavat yhteisesti sovitut jäsen- ja toimintamaksut pelaajien vanhemmille suoraan Jopoxin kautta ja Maksupalvelu-ominaisuuden avulla vanhemmille tarjotaan helppokäyttöiset maksuvaihtoehdot verkkopankki- ja korttimaksuille. Maksujen seuranta sekä maksumuistutuksien lähetykset ovat automatisoidut, jolloin rahastonhoitajan työ on huomattavasti helpottunut”, listaa tyytyväinen Haanpää.
Jopox maksupalvelut on urheiluseuran oma sähköinen maksupalvelu, joka automatisoi laskutuksen ja maksamisen. Maksupalvelut tarjoaa seuralle ja joukkueille työkalun muodostaa myös valmista kirjanpitoaineistoa
Loppuun Haanpää kertoo terveiset kaikille Jopoxia harkitseville seuroille:
”Voimme vain suositella sillä Jopoxin käyttöönotto sujui hienosti ja Jopox toi seuramme toimintaan ryhtiä sekä antoi loistavat puitteet seuratoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen”
Petteri Haanpää
Luvian Veto
