Ajankohtaista

15.03.2018

Tiedonhallinta urheiluseurassa auttaa keskittymään kaikkein tärkeimpään

Tietojen kerääminen paperilappusilla ja niiden tallentaminen kömpelöihin Excel-tiedostoihin ei ole enää tätä päivää sen enempää yrityksissä kuin urheiluseuroissakaan. Viimeistään EU:n uusi tietosuoja-asetus pakottaa kaikkia jäsentietoja käsitteleviä tahoja tarkastelemaan omia tiedonhallinnan käytäntöjään. Jopox on tarjonnut urheiluseuroille valmiit käytännöt tiedonhallintaan ja viestintään jo 15 vuotta. Sen perustaja ja asiakkuusjohtaja Tom Hedman tietää, että järjestelmällinen tiedonhallinta tuottaa hyötyjä, joita ei urheiluseuratoiminnassakaan kannata ohittaa.

Viisitoista vuotta sitten Tom Hedman oli innostunut mutta samalla ahdistunut. Intohimoinen urheiluharrastaja oli päätynyt GBK-jalkapallojoukkueeseen joukkueenjohtajaksi mutta yllätyksekseen huomasi nopeasti, ettei tehtävä ollut suinkaan niin helppo kuin hän oli odottanut. Joukkuetta luotsatessa piti käsitellä paljon tietoa ja ympärillä pyöri kymmeniä junioreita vanhempineen seuran toimihenkilöistä puhumattakaan. Käytännössä työhön kuului liki kahdensadan ihmisen tietojen käsittelyä, tiedottamista ja aikatauluttamista. Kaikki hoitui tuohon aikaan tulostettujen ”lippulappusten” kanssa.

- Kääntyessäni muiden joukkueenjohtajien puoleen selvisi, että jokainen oli kehittänyt omat selviytymismallinsa kaaoksessa selvitäkseen. Lopputuloksena oli, että seura koostui 25 yksiköstä joista jokaisella oli täysin omanlaiset toimintamallinsa ja käytäntönsä, Hedman muistelee.

Seuratoiminnassa kaikki lähtee ryhmästä tai joukkueesta. Mutta vaikka joukkueet aktiivisesti rakentaisivatkin omia käytäntöjään, syntyy kokonaisuudesta vaikeasti johdettava ja arjen pyörittämisestä tulee hankalaa, jos mitään yhtenäistä käytäntöä ei ole.

- Moni seura haluaa lisää järjestystä toimintaan ja arkeen, siksi Jopox on käytössä jo yli 160 seurassa. Laadukasta seuratoimintaa ei voi viedä menestyksekkäästi eteenpäin, jos vain muutama seuran joukkueesta toteuttaa yhteisiä menettelyjä, tietää urheilumaailman monissa rooleissa suuren osan elämästään viettänyt Hedman.

Tekniikkaa suurella urheilusydämellä

Hedmanin omaan urheilutaustaan on kuulunut jalkapallon lisäksi myös jääkiekko ja lentopallo. Jääkiekossa hän kolkutteli myös nuorten maajoukkueen ovia.

Oma urheilutaival päättyi kuitenkin loukkaantumiseen. IT-maailman tehdessä läpimurtonsa vuosisadan vaihteessa hyppäsi Hedman IT-palvelujen pyörteisiin samalla intohimolla kuin urheiluun. Häntä kiinnosti erityisesti kehittää tietotekniikan ratkaisuja ja työkaluja arjen askareisiin ja elämän helpottamiseen.

Hedman oivalsikin pian, että hänen yrityselämälle kehittämissään menetelmissä oli yhdenmukaisuuksia junioriurheilun tarpeisiin. Joukkueiden hyvistä käytännöistä ja menetelmistä voisi olla hyötyä koko seuralle, jos tätä varten olisi sopiva työkalu. Näin syntyi urheiluseurojen ja joukkueiden tarpeisiin erikoistunut Jopox. Nimi syntyi sanoista joukkueportaali ja X, koska Hedman näki Jopoxin tehtävänä hoitaa kahta seuroille ja joukkueille tärkeää toimintoa samanaikaisesti: viestintää ja tiedonhallintaa. Sittemmin palvelu on laajentunut tarjoamalla työkaluja laajemminkin urheiluseurojen toiminnanohjaukseen.

"Moni seura haluaa lisää järjestystä toimintaan ja arkeen, siksi Jopox on käytössä jo yli 160 seurassa."

- Nyt olen onnellisessa asemassa, kun voin yhdistää molemmat intohimoni: urheilun ja IT-ratkaisut. Samalla saan auttaa suomalaista junioriurheilua, Hedman iloitsee.

Vankasta urheilutuntemuksesta on hyötyä, kun kehitetään palveluja erityisesti urheiluseurojen ja joukkueiden arkeen. Jopox tuntee seurojen ja joukkueiden tarpeet perin pohjin ja kehittää aktiivisesti lisäpalveluja yhteistyössä seurojen ja joukkueiden kanssa.

- Kaikille on mukavampaa harrastaa, kun toiminta on järjestyksessä eikä esimerkiksi tietojenhallinta kasaannu vain yhden toimihenkilön harteille. Joukkueet ja seurat voivat keskittää energiansa siihen mikä on tärkeintä eli urheilusta nauttimiseen.

Seurojen tiedonhallinnan asiantuntijuutta jo yli 15 vuotta

Toukokuussa voimaan tuleva EU:n tietosuoja-asetus GDPR pakottaa viimeistään kaikki jäsentietoja käsittelevät järjestöt järjestämään käytäntönsä kuntoon. Jopoxissa tietosuojan huomioiminen ei ole uusi asia. Tietosuoja-asetuksen tuomat vaatimukset on helpompi toteuttaa, kun olemassa ovat valmiina jo selkeät käytännöt ja toimintamallit. Jopox on tarjonnut nämä työkalut ja käytännöt toimintansa alusta saakka.

Jopoxissa vaadittavat suostumukset tehdään sähköisesti ja ne dokumentoituvat automaattisesti talteen siinä missä kaikki muutkin seuratoiminnan tärkeät tiedot. Toiminnan ohella.

Hedman on ilolla havainnut, että siinä missä yritykset ovat huomanneet kuinka toiminnasta itsestään syntyvää tietoa voi hyödyntää, ovat myös seurat havainneet viimein tiedolla johtamisen tärkeyden. Hyvin hallinnoidulla tiedolla on arvoa ja seuran johtaminen voi olla hankalaa ilman sitä. Jopoxin avulla tiedon kerääminen ei ole yksinään kenenkään harteilla. Urheilutoiminta on aina joukkuepeliä.

"Toukokuussa voimaan tuleva EU:n tietosuoja-asetus GDPR pakottaa viimeistään kaikki jäsentietoja käsittelevät järjestöt järjestämään käytäntönsä kuntoon."

Ryhtiä ja järjestystä toimintaan!

Tiedonhallinnan lisäksi Jopox -tarjoaa työkalut myös toiminnanohjaukseen sekä tiedonkulkua tehostavaan viestintään – yhdellä kuukausimaksulla.

Ota yhteyttä ja pyydä maksuton Jopox-esittely seurallesi täältä.

Seurojen järjestäytyminen tiedonhallinnan kulmakivi

Seuratoiminta pyörii vapaaehtoisvoimin ja päätoimisista tekijöistä on pulaa. Kilpailu on kovaa lajien ja seurojen kesken harrastajista, joiden arjesta osansa haukkaavat muutkin vapaa ajan aktiviteetit. Urheilussa tunteet ovat suuria paitsi kentällä myös kentän laidallakin.

Jopoxin tavoitteena on ollut alusta saakka tuoda järjestystä ja helppokäyttöisiä työkaluja vapaaehtoisvoimin tapahtuvaan toimintaan. Työkalujen tuoma järjestys helpottaa kaikkia niin urheilijoita, vanhempia, joukkueita, toimihenkilöitä kuin seuraakin.

Urheiluseuratoiminnassa kaudenvaihdot ovat merkittävä toimintaa rytmittävä piirre. Kun yksi kausi on saatu pakettiin alkaa järjestäytyminen uuteen kauteen. Tässä yhteydessä usein ihmiset tai roolit saattavat vaihtua.

Laadukkaan ja tehokkaan seuratoiminnan kannalta uudelleenjärjestäytyminen on tärkeää. Kausien vaihtelu tuottaa haasteita, kun tiedot halutaan pitää ajantasaisina ja viranomaisten määrittelemällä tavalla suojattuna.

Jopox on ainutlaatuinen järjestelmä, jossa seuratoiminnan erityispiirre, kaudenvaihdot, on huomioitu. Kauden vaihtuessa joukkueet ja henkilötiedot järjestetään aina kuntoon ja ajantasaisiksi eikä järjestelmissä roiku esimerkiksi vanhoja pelaajia tai samoja tietoja moneen kertaan kirjattuna. Samalla vanhat kaudet arkistoituvat osaksi seuran historiaa, jolloin pelaajien ja urheilijoiden suorituksiin voi palata tunnelmallisten muistojen merkeissä.

Jaa uutinen: